Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 13.10.2023

INHOUD

A. Algemeen

Wie zijn we?
Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?
Delen of verkopen we jouw persoonsgegevens?
Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EER?
Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?
Hoe kan je jouw privacy rechten uitoefenen?

B. Specifiek

Website bezoekers
Ingeschrevenen op direct marketing of persberichten
Consumenten (B2C)
Klanten (B2B)
Prospect klanten (B2B)
Werknemers, zelfstandige vertegenwoordigers, aannemers en freelancers
Sollicitanten
Aandeelhouders en bestuurders
Klokkenluiders
Leveranciers

C. Tot slot

Hoe blijf je op de hoogte van wijzigingen in dit Beleid?
Contactgegevens
Hoe meld je een inbreuk op dit Beleid?

A. Algemeen

Van de Velde geeft om jouw privacy! Daarom willen we je uitgebreid informeren over wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid (hierna: ‘Beleid’) vind je welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe lang we ze bewaren, wat jouw rechten zijn en hoe je ze kan uitoefenen.

1. Wie zijn we?

Van de Velde NV is een onderneming naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Lageweg 4, 9260 Schellebelle, België en met ondernemingsnummer 0448.746.744 (hierna: ‘Van de Velde’ of ‘wij/we’ of ‘ons/onze’). Elke verwijzing in dit Beleid naar Van de Velde heeft ook betrekking op de Europese dochterondernemingen van Van de Velde NV, waarvan je hier een lijst kan raadplegen.

Van de Velde is de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens. Dat betekent dat Van de Velde het doel en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens bepaalt.

Jouw persoonsgegevens worden o.a. verzameld in onze winkels, op onze websites, op onze events, bij het solliciteren of opstarten als werknemer, bij het aanmaken als leverancier of B2B klant of bij het indienen van een aanvraag om onze merken te verkopen.

Onder “onze websites” worden de volgende websites (hierna: ‘Website’) begrepen, tenzij er hiervan uitdrukkelijk afgeweken wordt in dit Beleid:

Elke keer je ons persoonsgegevens bezorgt, wordt er verondersteld dat je dit Beleid, de relevante Algemene voorwaarden en het Cookiebeleid (samen: de ‘Voorwaarden’) hebt gelezen, ze aanvaardt en ze naleeft. Je kan de Voorwaarden steeds raadplegen op de betrokken Website, in de winkel of tijdens het event.

2. Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?

2.1 Conformiteit met wetgeving

Wij handelen in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische Wet Bescherming Persoonsgegevens (de ‘Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens’) en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (“AVG”).

2.2 Technische, fysieke en organisatorische maatregelen

We stellen alles in het werk om jouw privacy en persoonsgegevens te beschermen. Van de Velde gebruikt een combinatie van technische, fysieke en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen.

Onze werknemers zijn opgeleid om correct om te gaan met jouw persoonsgegevens. Daarnaast wordt er in het kader van elk project waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, een beoordeling uitgevoerd met betrekking tot de beveiliging en de bescherming van die gegevens, waarbij steeds rekening wordt gehouden met jouw belangen. Ook wat betreft ons beveiligingsbeleid voor interne informatie, beveiligingsvereisten en beheernormen wordt de naleving door onze werknemers opgevolgd.

We maken ook gebruik van gespecialiseerde profielen die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Daarnaast gebruiken we verschillende soorten technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van onze gegevens, waaronder: wachtwoordbeveiliging, firewalls, antivirusprogramma's en toegangscontrole voor onze werknemers. Geen enkele methode voor het doorsturen of opslaan van gegevens is echter onfeilbaar. Als er zich dus een inbreuk in verband met persoonsgegevens zou voordoen met nadelige gevolgen voor jou, word je daarvan persoonlijk op de hoogte gebracht volgens de omstandigheden die door de wet worden bepaald. Als je een opmerking over de beveiliging hebt, kan je contact met ons opnemen via privacy@vandevelde.eu.

Daarnaast erken en aanvaard je dat derde partijen toegang kunnen hebben tot informatie die overgedragen werd over een publiek netwerk en dat Van de Velde op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk is in het geval van dergelijk ongeautoriseerd gebruik.

3. Delen of verkopen we jouw persoonsgegevens?

We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

We delen jouw persoonsgegevens niet met derden zonder jouw voorafgaande toestemming, tenzij:

aan bedrijven die juridisch verbonden zijn met Van de Velde en opgericht zijn in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten van Amerika. Jouw persoonsgegevens worden met die bedrijven gedeeld voor dezelfde doeleinden die in dit Beleid worden vermeld. Die bedrijven worden in deze context beschouwd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Je kan op verzoek een lijst van die bedrijven ontvangen (via privacy@vandevelde.eu). Je kan die lijst ook raadplegen op www.vandevelde.eu onder 'Investeerders, Bedrijfsinformatie';
aan een wettelijke opvolger die Van de Velde deels of volledig overneemt;
als de wet ons daartoe verplicht of als we vinden dat dat nodig is om fraude of internetcriminaliteit te voorkomen, of om op onze Website de rechten, het eigendom of de persoonlijke veiligheid van iemand te beschermen. Voorbeelden zijn:
- Derden-ontvangers voor wat betreft werknemers en freelancers:
  - Sociale inspectie en sociale zekerheidsdiensten
  - Handelsregister(s)
- Derden-ontvangers voor wat betreft alle categorieën van betrokkenen:
  - Overheidsinstellingen (inclusief belastingautoriteiten) en -agentschappen
  - Rechtshandhavingsautoriteiten
  - Partijen in een gerechtelijke procedure waar Van de Velde in verwikkeld is (inclusief onze juridische of andere adviseurs).
aan franchisenemers van Van de Velde;
aan onafhankelijke retail partners van Van de Velde indien je via een link van de betrokken retail partner een Website betreedt en een aankoop doet;
als dat nodig is om je onze producten en diensten aan te bieden. Sommige van onze databanken kunnen worden geraadpleegd door of doorgegeven aan derden die in onze opdracht werken en die ons bijstaan om je onze producten en diensten te leveren. De doorgifte van jouw gegevens vindt enkel plaats voor de doeleinden die worden vermeld in dit Beleid en beperkt zich tot de gegevens die nodig zijn om onze opdracht uit te voeren. We zien erop toe dat zij, net als wij, jouw gegevens veilig beheren, en er respectvol en zorgvuldig mee omgaan. We bieden gepaste contractuele garanties. Voorbeelden hiervan zijn:
- Derden-ontvangers voor wat betreft consumenten:
  - Commerciële medewerkers
  - Onafhankelijke retailers
  - Dienstleveranciers voor webhosting, clouddiensten of onderhoudsdiensten
  - Verschillende postdiensten voor het bezorgen van jouw pakketten die je bij ons bestelt (bv. UPS, DHL, De Post, Post NL).
  - Sociale mediakanalen voor zover je ons contacteert via sociale media. Sociale mediakanalen hebben hun eigen privacy en cookie beleid, waardoor de persoons gegevens die je hen bezorgt onder dit beleid zullen vallen en niet onder het onze.
- Derden-ontvangers voor wat betreft ingeschrevenen op onze nieuwsbrief: Sociale mediakanalen om je te kunnen informeren over relevante informatie, updates en marketing inhoud (zoals reclame gebaseerd op look-a-like profielen). Sociale mediakanalen hebben hun eigen privacy en cookie beleid, waardoor de persoonsgegevens die je hen bezorgt onder dit beleid zullen vallen en niet onder het onze.
als wij of de derde partij gerechtvaardigde belangen hebben voor doorgifte. Wij zullen jouw persoonsgegevens enkel doorgeven op basis van een beoordeling van jouw rechten en vrijheden. Je zal hier altijd op een transparante manier over worden geïnformeerd (tenzij in geval van wettelijke uitzonderingen). Voorbeelden hiervan zijn:
- Derden-ontvangers voor wat betreft werknemers:
  - Voorzieners van loonadministratie en werknemersvoordelen;
  - Verzekeringsmaatschappijen;
  - Voorzieners van HR tools.
- Derden-ontvangers voor wat betreft sollicitanten:
  - Derden die diensten verlenen voor de authenticatie van sollicitanten en verificatie van de ingediende informatie (zoals de bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van educatieve, verkiezings- of, indien van toepassing, strafregisters);
  - Synergie Belgium NV om de sollicitatieprocedure af te wikkelen voor bepaalde openstaande vacatures;
  - Hudson Belgium NV om screening tests van sollicitanten uit te kunnen voeren.
aan financiële instellingen of agentschappen. Voorbeelden hiervan zijn:
- Voor wat betreft consumenten: Erkende financiële of bankinstellingen, wanneer er een interventie nodig is voor een vlot verloop van het betaalproces;-
  Daarnaast behouden wij ons het recht voor om informatie over jou op te vragen bij andere derde partijen, zoals kredietinformatieagentschappen. Wij zullen die informatie toevoegen aan de informatie over jou die we reeds hebben verwerkt. Zo kunnen we: (1) je goederen of diensten aanbieden; (2) jouw aankoopervaring verbeteren en vergemakkelijken; en (3) het witwassen van geld en fraude helpen voorkomen. Als we een dergelijk verzoek indienen, zullen we je hier eerst over informeren en je laten weten of het verzoek wordt opgeslagen in een kredietbestand.
- Voor wat betreft werknemers, zelfstandige vertegenwoordigers, aannemers en freelancers:
  - Bank
  - Creditkaart maatschappij
als je daarvoor jouw toestemming geeft. In elk ander geval waar we jouw gegevens zouden doorgeven aan derden, zullen we een transparante kennisgeving sturen om je op de hoogte te brengen van wie de derde partij is, en de reden voor de doorgifte en verwerking van de gegevens. Wanneer dat bij wet vereist is, zullen we jouw expliciete toestemming vragen om dat te doen. Een voorbeeld hiervan voor wat betreft consumenten:
- Als je een verkooppunt op expliciete wijze laat identificeren als het verkooppunt van jouw voorkeur. Van de Velde bepaalt dat, na de overdracht, dit verkooppunt van jouw voorkeur verantwoordelijk zal zijn voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, conform zijn eigen privacy beleid dat door Van de Velde niet kan geverifieerd worden. Gelieve het verkooppunt in kwestie te contacteren met enige vragen die je zou hebben.

Wanneer wij jouw persoonsgegevens zouden doorgeven aan onze vertrouwde partners doen wij dit enkel in het kader van de vernoemde doeleinden in dit Beleid en zien wij erop toedat alle doorgiften van persoonsgegevens overeenstemmen met de toepasselijke wetgeving.

We kunnen ook anonieme, geaggregeerde statistische gegevens delen voor commerciële en interne/externe meldingen. Bijvoorbeeld: gegevens over wie onze Website bezoekt om onze diensten te beschrijven aan mogelijke partners, adverteerders, sponsors en andere respectabele derde partijen en voor andere rechtmatige doeleinden. Deze statistische gegevens bevatten geen informatie waarmee je kan worden geïdentificeerd.

Als je vragen hebt over de verwerking van jouw gegevens door dergelijke derde partijen, vragen wij je om contact op te nemen met de derde partij in kwestie. Wanneer die verwerking verder gaat dan het toepassingsgebied van de doeleinden die Van de Velde bepaalt, is de derde partij volledig verantwoordelijk voor die verwerking en kan Van de Velde in geen geval verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld voor die verwerking.

4. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EER?

Van de Velde geeft Persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"). In deze gevallen heeft Van de Velde de geschikte beschermingsmaatregelen genomen om te verzekeren dat de Persoonsgegevens beschermd zijn in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Momenteel kunnen Persoonsgegevens doorgegeven worden naar de volgende landen buiten de Europese Economische Ruimte:

Verenigd Koninkrijk: het adequaatheidsbesluit vormt de juridische basis voor de doorgifte
Verenigde Staten: de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die door de Europese Commissie zijn vastgesteld vormen de juridische basis voor de doorgifte

5. Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?

Bij wet is het ons niet toegestaan om persoonsgegevens langer te bewaren dan nodig is voor het doeleinde waarvoor de gegevens werden verzameld. De bewaarperiode kan verschillen naargelang de aard van de verwerking. In Deel B ‘Specifiek’ hieronder kan je per categorie betrokkene de toepasselijke bewaarperiode(s) raadplegen.

Daarnaast kan het zijn dat we jouw gegevens gedurende een bepaalde periode moeten bijhouden om een aantal lokale wetten na te leven, met het oog op onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Nadat de toepasselijke opslagperiode(s) is/zijn verstreken, worden jouw persoonsgegevens gewist of anoniem gemaakt.

6. Hoe kan je jouw privacy rechten uitoefenen?

Een overzicht van jouw rechten:

Je hebt het recht op correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Je hebt ook het recht om te vragen om een exemplaar van al jouw persoonsgegevens die wij verwerken, voor zover dat technisch haalbaar is. Je hebt ook het recht op de overdraagbaarheid van gegevens.

Dit geldt ook voor de consumenten van een B2B klant waarvan wij persoonsgegevens verwerken.

Praktische aspecten:

Hoe oefen je jouw rechten uit? Om jouw rechten uit te oefenen of om meer informatie te vragen over deze rechten, kan je een e‑mail sturen naar privacy@vandevelde.eu. Om een ongeoorloofde verstrekking van jouw persoonsgegevens te voorkomen bij het opvragen van een exemplaar van al jouw persoonsgegevens, moet jouw identiteit worden gecontroleerd. In geval van twijfel zullen we je eerst vragen om aanvullende informatie (bijvoorbeeld een kopie van jouw identiteitskaart).

Wat moet je betalen? Je kan deze privacyrechten kosteloos uitoefenen, tenzij jouw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In dat geval hebben wij – in overeenstemming met de AVG – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (in het licht van de administratieve kosten van het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie) of om jouw verzoek af te wijzen.

Via welke weg ontvang je een antwoord? Als je een verzoek elektronisch indient, zal de gevraagde informatie je indien mogelijk elektronisch worden verstrekt, tenzij anders verzocht. In elk geval zullen wij je een bondig, transparant, duidelijk en makkelijk te begrijpen antwoord geven.

Wanneer ontvang je een antwoord? We zullen jouw verzoek zo snel mogelijk beantwoorden, in elk geval binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. In dat geval stellen wij je binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een verlenging.

B. Specifiek

Dit Beleid is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke (zie hierboven: “Wie zijn we?”). Het gaat hierbij om de persoonsgegevens van onze:

Website bezoekers (zie §1 hieronder);
ingeschrevenen op direct marketing (zie §2 hieronder);
consumenten (B2C) in verband met onze producten en diensten (zie §3 hieronder);
klanten (B2B) en hun consumenten (B2C) in verband met onze producten en diensten (zie §4 hieronder);
prospect klanten (B2B) in verband met onze producten en diensten (zie §5 hieronder);
werknemers, zelfstandige agenten, freelancers en aannemers (zie §6 hieronder);
sollicitanten (zie §7 hieronder);
aandeelhouders en bestuurders (zie §8 hieronder);
klokkenluiders (zie §9 hieronder);
leveranciers (zie §10 hieronder).

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen zoals hieronder omschreven, worden verwerkt in overeenstemming met dit Beleid. Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waarbij we enkel de gegevens verwerken die nodig zijn voor het beoogde doeleinde.

Jouw persoonsgegevens zullen niet voor commerciële doeleinden gebruikt worden zonder dat we daarvoor jouw toestemming hebben ontvangen.

1. Website bezoekers

Onze webserver verzamelt, als onderdeel van zijn normale functies, de volgende informatie van iedereen die een Website bezoekt: IP‑adres, internetprovider, de software, het type en de taal van jouw browser, de zoekmachine en trefwoorden die je gebruikte om de Website te vinden, de datum en het tijdstip waarop je de Website bezocht, de pagina's op de Website die je bezocht, de pagina's van andere websites vanwaar je hebt doorgeklikt naar de Website. Die informatie wordt verzameld met cookies. Meer informatie over cookies kan je terugvinden in ons Cookiebeleid op de relevante Website.

2. Ingeschrevenen op direct marketing of persberichten

2.1 Wanneer bezorg je ons persoonsgegevens als ingeschrevene op direct marketing?

Wanneer je je inschrijft voor direct marketing (via elektronische nieuwsbrief, SMS, whatsapp of per post) of persberichten, kan je ons persoonsgegevens bezorgen.

Voor elektronische nieuwsbrieven en persberichten is jouw e-mailadres een verplicht veld.
Voor direct marketing via post zijn jouw voornaam, achternaam en adres verplichte velden.
Voor direct marketing via SMS of whatsapp is jouw gsm-nummer een verplicht veld.

2.2 Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken jouw persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor het verstrekken van algemene of direct marketing aan jou. Het verstrekken van algemene of direct marketing vindt enkel plaats als je daarvoor toestemming hebt gegeven.

We kunnen contact met je opnemen (1) door een brief te sturen naar jouw thuisadres; (2) door je op te bellen of een bericht te sturen op het telefoonnummer of de telefoonnummers die je ons hebt verstrekt; of (3) door je een e‑mail te sturen, met informatie over events, promoties, acties, producten, diensten en/of wedstrijden. Als je liever geen marketingcommunicatie van ons ontvangt of als je niet wil dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kan je je hiervoor te allen tijde uitschrijven door een e‑mail te sturen naar privacy@vandevelde.eu.

Indien je je inschrijft op onze nieuwsbrief, kunnen we onze communicatie en online advertenties aanpassen op basis van de informatie die je ons verstrekt. Sociale media laten ons in deze context toe om je te informeren over relevante informatie, updates en marketing inhoud (zoals reclame gebaseerd op look-a-like profielen). Daarnaast laat sociale media ons toe om als klantendienst te functioneren (bijvoorbeeld als je sociale media gebruikt om ons te contacteren). We maken er je attent op dat sociale mediakanalen hun eigen privacy en cookie beleid hebben, waardoor de persoonsgegevens die je hen bezorgt onder dit beleid zullen vallen en niet onder het onze.

2.3 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Voor de marketingdoeleinden waarvoor je jouw toestemming hebt gegeven, zullen jouw contactgegevens door ons worden bijgehouden zolang je deze toestemming niet intrekt.

3. Consumenten (B2C)

3.1 Wanneer bezorg je ons persoonsgegevens als consument?

Wanneer je als consument één van onze websites gebruikt, in een winkel een profiel creëert of je onze klantendienst contacteert, kan je ons persoonsgegevens bezorgen.

Bij het aanmaken van een profiel zijn jouw voornaam, achternaam, e-mailadres en wachtwoord verplichte velden. Optioneel kan geboortedatum, telefoonnummer en toestemming voor direct marketing worden ingegeven. Jouw maat en aankoopgeschiedenis kunnen bewaard worden in het profiel.
Bij het plaatsen van een bestelling zijn jouw voornaam, achternaam, straat en huisnummer, postcode en stad verplichte velden. Optioneel kan een telefoonnummer worden ingegeven.
Bij het vervolledigen van de fit quiz kan je jouw e-mailadres opgeven om de resultaten van de fitquiz te ontvangen.
Wanneer je onze klantendienst contacteert (telefonisch, per brief of e-mail), kunnen persoonsgegevens worden opgegeven.

Onder “onze websites” worden de volgende websites (hierna: ‘Website’) begrepen:

Daarnaast kan je ons ook persoonsgegevens bezorgen als je een event bijwoont, onze kantoren bezoekt, onze apps gebruikt, deelneemt aan marktonderzoek, enquêtes, wedstrijden, acties of op een andere manier gebruikmaakt van onze producten en diensten.

3.2 Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor:

het verwerken van een bestelling;
het verstrekken van goederen, diensten en/of informatie waar je om vraagt;
het verstrekken van informatie, goederen en diensten die via onze Website worden aangeboden voor facturatie‑ en leveringsdoeleinden van een bestelling;
het controleren en uitvoeren van financiële transacties in verband met de betalingen die je online doet;
het beheren van jouw account bij ons;
het toezicht op de gegevens die van onze Website worden gedownload;
het meten en monitoren van het gebruik van onze Website, het verbeteren van de kwaliteit en inhoud van onze Website;
het personaliseren van de inhoud en lay‑out van onze Website;
het verbeteren van de producten en diensten van Van de Velde;
het organiseren van onze events en je uitnodigen voor die events;
profilering (om je gepersonaliseerde commerciële informatie te kunnen sturen);
het organiseren van wedstrijden;
het naleven van de wettelijke of regelgevende bepalingen die op ons van toepassing zijn;
het bewaren van jouw pasvorm om je beter van dienst te zijn bij jouw volgende aankoop;
het verwerken van een dropshipment bestelling of een ‘Reserve & Fit’ reservatie die je plaatste bij een onafhankelijke retailer van Van de Velde

De verwerking van de persoonsgegevens van categorie (1) tot (5) is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract dat je aangaat met ons.

Persoonsgegevens van de categorie (6) tot (12) worden verwerkt binnen het kader van onze gerechtvaardigde belangen: het voorkomen van fraude of misbruik van diensten, marketingonderzoek, het verbeteren van de website, het organiseren van events en wedstrijden, en profilering. In die gevallen streven wij altijd naar een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en jouw privacy.

De verwerking binnen het kader van categorie (14) vindt enkel plaats als je daarvoor toestemming hebt gegeven.

De verwerking binnen het kader van categorie (15) is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract dat je aangaat met een onafhankelijke retailer van Van de Velde.

3.3 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

De bewaarperiode verschilt naargelang de verwerking, bijvoorbeeld:

Doorgaans zullen we jouw persoonsgegevens opslaan gedurende vijf jaar na jouw meest recente login bij of transactie met ons.
Als je een aankoop doet op een Website als ‘gast’, dan zullen we jouw persoonsgegevens opslaan gedurende twee jaar na de transactie, in het kader van retours binnen de wettelijke garantietermijn.
Persoonsgegevens die werden verzameld voor wedstrijden zullen slechts één jaar worden bijgehouden nadat de wedstrijd werd afgesloten.

4. Klanten (B2B)

4.1 Wanneer bezorg je ons persoonsgegevens als B2B klant?

Wanneer je als B2B klant een profiel aanmaakt op www.vandeveldeservice.com (hierna: ‘Website’), zijn voornaam, achternaam, e-mailadres en voorkeurstaal verplichte velden. Wanneer je onze klantendienst contacteert (telefonisch, per brief of e-mail), kan je ons ook vrijwillig andere persoonsgegevens verstrekken, waaronder adres, geslacht, verblijfplaats, vast telefoonnummer en mobiel telefoonnummer.

Tenslotte kan je ons binnen het kader van dropshipment ook persoonsgegevens van jouw consumenten verstrekken, zoals hun leveringsadres, naam en telefoonnummer.

4.2 Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

het verwerken van een bestelling;
het verstrekken van goederen, diensten en/of informatie waar je om vraagt;
het verstrekken van informatie, goederen en diensten die via onze Website worden aangeboden voor facturatie en leveringsdoeleinden van een bestelling;
het controleren en uitvoeren van financiële transacties in verband met de betalingen die je online doet;
het beheren van jouw account bij ons;
het toezicht op de gegevens die van onze Website worden gedownload;
het meten en monitoren van het gebruik van onze Website, het verbeteren van de kwaliteit en inhoud van onze Website;
het personaliseren van de inhoud en layout van onze Website;
het verbeteren van de producten en diensten van Van de Velde;
het naleven van de wettelijke of regelgevende bepalingen die op ons van toepassing zijn;

De verwerking van de persoonsgegevens van categorie (1) tot (5) is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract dat je aangaat met ons.

Persoonsgegevens van de categorie (6) tot (9) worden verwerkt binnen het kader van onze gerechtvaardigde belangen: het voorkomen van fraude of misbruik van diensten, marketingonderzoek, het verbeteren van de website. In die gevallen streven wij altijd naar een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en jouw privacy.

4.3 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Doorgaans zullen we jouw persoonsgegevens opslaan gedurende vijf jaar na jouw meest recente bestelling bij Van de Velde. De bewaarperiode kan echter verschillen naargelang de verwerking. Met betrekking tot dropshipment bijvoorbeeld, zullen we de persoonsgegevens van jouw consumenten opslaan gedurende één jaar na levering.

5. Prospect klanten (B2B)

Wanneer je een aanvraag indient om retail partner te worden via www.vandeveldeservice.com of www.vandevelde.eu (hierna: ‘Website’), zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, stad en land verplichte velden. Jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor de verwerking van jouw aanvraag. Persoonsgegevens die je hierbij opgeeft zullen gedurende vijf jaar bewaard worden.

6. Werknemers, zelfstandige vertegenwoordigers, aannemers en freelancers

6.1 Wanneer bezorg je ons persoonsgegevens als werknemer, zelfstandige vertegenwoordiger, aannemer of freelancer?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens bij jouw opstart of gedurende de periode waarin werk wordt verricht. Het is mogelijk dat Van de Velde rechtstreeks gegevens heeft verkregen via rekruteringsbureaus of headhunters.

Het kan hierbij gaan om volgende categorieën persoonsgegevens:

Huidige of voormalige werknemers van Van de Velde:

Persoonlijke identificatiegegevens (vb. voornaam, achternaam, adres, e-mailadres)
Algemene identificatiegegevens (vb. nummerplaat, rijksregisternummer, identiteitskaartnummer…)
Identificatiegegevens via de overheid (vb. identificatienummer sociale zekerheid, Dimona nummer…)
Financiële identificatiegegevens (vb. bankrekeningnummer…)
Persoonlijke kenmerken (vb. geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal…)
Samenstelling gezin (vb. datum huwelijk/samenwoning, kind fiscaal ten laste of niet, …)
Opleiding (vb. academisch curriculum)
Huidige job (vb. titel en beschrijving functie, duurtijd arbeidsovereenkomst, beroepscategorie…)
Vorige jobs (vb. voorafgaande werkgevers, titel en beschrijving van eerdere functies…)
Loon (vb. salaris, bonus, voordelen, onkostenvergoeding…)
Gegevens gsm-gebruik (vb. huidige operator en inschrijvingstype, over te dragen gsm-nummer…)
Gezondheidsgegevens (vb. medisch attest)

Zelfstandige vertegenwoordigers van Van de Velde

Persoonlijke identificatiegegevens (vb. voornaam, achternaam, adres, e-mailadres…)
Identificatiegegevens via de overheid (vb. identificatienummer handelsregister)
Financiële identificatiegegevens (vb. bankrekeningnummer…)
Vergoeding (vb. commissiebedragen)
Huidige opdracht (vb. titel en beschrijving opdracht, duurtijd opdracht, opzeggingstermijn…)

Aannemers of freelancers actief bij Van de Velde

Persoonlijke identificatiegegevens (vb. voornaam, achternaam …)
Vergoeding (vb. tarief verleende diensten, tarief voor reiskosten…)
Huidige opdracht (vb. opdrachtgever, titel en beschrijving opdracht, duurtijd samenwerking…)

6.2 Wat als je weigert persoonsgegevens te delen met Van de Velde?

Als je weigert bepaalde persoonsgegevens mee te delen aan Van de Velde, kan dit:

de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (indien werknemer) of het samenwerkingsverband bemoeilijken;
de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (indien werknemer) of het samenwerkingsverband onmogelijk maken, wat betreft sommige persoonsgegevens zoals naam, adres en geboortedatum.

6.3 Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

het beheer en administratie van personeel (a)(b)
loonsadministratie en beheer van andere werknemersvoordelen en sociale bijdragen (a)(b)
preventieve periodieke medische onderzoeken arbeiders (a)(b)
verzekeringen (arbeidsongevallen, hospitalisatie, groepsverzekering pensioensparen en langdurige arbeidsongeschiktheid) (a)(b)
heropstarten na langdurige arbeidsongeschiktheid (a)(b)
het plannen, organiseren, verdelen en opvolgen van taken en posities (a)(c)
controle van de professionele activiteit op de werkplaats via camera, intiksysteem of andere informatica-systemen (a)(c)
inschrijving als bestuurder van een dochteronderneming van Van de Velde in een (buitenlands) handelsregister (a)(c)
doorgifte van persoonsgegevens aan een bank voor volmacht op een bankrekening van Van de Velde (a)(c)
implementatie of toepassing van wetgeving en verordeningen (b)
outplacement (b)
aanvraag thematisch verlof en tijdskrediet (b)
bedrijfsveiligheid (waarborgen van de veiligheid van personen en/of goederen) (b)(c)
rapportage inzake financiën en management (b)(c)
communicatie met het personeel (c)

(a) De verwerking van de persoonsgegevens van categorie (1) tot (9) is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract dat je aangaat met ons.

(b) De verwerking van de persoonsgegevens van de categorie (1) tot (5), en categorie (10) tot (14) is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting.

(c) De persoonsgegevens van de categorie (6) tot (9), en categorie (13) tot (15) worden verwerkt binnen het kader van onze gerechtvaardigde belangen: de uitvoering van de gewoonlijke bedrijfsactiviteiten zoals het zich informeren over, evalueren en verbeteren van de werking van (de personen die werken voor) Van de Velde en het beschermen van eigendommen en belangen van Van de Velde tegen schade.

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één van de doeleinden die hierboven werden vermeld (afhankelijk van de specifieke categorie en het specifiek doel van de verwerking). Niet alle juridische basissen zijn tegelijkertijd van toepassing.

6.4 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Doorgaans zullen we jouw persoonsgegevens opslaan gedurende vijf jaar vanaf de beëindiging van de (arbeids-)overeenkomst. Bewaarperiodes kunnen echter verschillen naargelang de verwerking. Pensioenplannen worden bijvoorbeeld 10 jaar bijgehouden vanaf de dag dat het laatste voordeel op basis van het plan verschuldigd is, en individuele pensioenfiches gedurende 5 jaar vanaf de dag dat voor de betrokken persoon de betaling is gebeurd.

7. Sollicitanten

7.1 Wanneer bezorg je ons persoonsgegevens als sollicitant?

Wanneer je jouw sollicitatie indient via www.workingatvandevelde.eu, www.workingatrigbyandpeller.com of www.werkenbijlincherie.nl (hierna: ‘Website’), zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, geslacht, adres, gsm-nummer, cv en taal verplichte velden. Optioneel kan je jouw geboortedatum en telefoonnummer invullen.

7.2 Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden gebruikt om je te identificeren en evalueren voor de vacature waarvoor je gesolliciteerd hebt. Deze verwerkingen worden uitgevoerd met als doel (i) het beheer van het personeel (incl. sollicitanten) van Van de Velde; (ii) het beheer van de (pre-)contractuele relatie; (iii) het voorkomen van onregelmatigheden; en (iv) het opmaken van statistieken en tests. Van de Velde vraagt enkel informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de identificatie en evaluatie van potentiële kandidaten voor open vacatures.

Als jouw sollicitatie succesvol is, kunnen sommige van de verzamelde persoonsgegevens worden overgemaakt naar jouw personeelsdossier. De volledige details met betrekking tot welke persoonsgegevens Van de Velde over jou als werknemer zal bewaren, kan je raadplegen in §6 hierboven.

7.3 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Van de Velde bewaart persoonsgegevens van onsuccesvolle kandidaten gedurende een periode van maximaal 6 maand na afwijzing. Van de Velde kan jou als kandidaat in overweging nemen voor toekomstige posities, als je hiervoor toestemming geeft. In dit geval worden jouw gegevens gedurende een jaar bewaard om je te kunnen contacteren voor andere vacatures dan degene waarvoor je gesolliciteerd hebt.

Jouw persoonsgegevens worden gedurende een periode van een jaar vanaf aanmaken op het testplatform bewaard door Hudson, waarna deze automatisch worden geanonimiseerd.

8. Aandeelhouders en bestuurders

Als aandeelhouder kan je ons persoonsgegevens bezorgen voor de deelname aan een algemene vergadering (in persoon of via volmacht). Achternaam, voornaam en adres zijn hierbij verplichte velden. Wij zullen jouw persoonsgegevens bewaren gedurende 10 jaar na deze algemene vergadering.

Als aandeelhouder op naam dien je ons persoonsgegevens te bezorgen voor inschrijving in het aandeelhoudersregister en betaling van dividenden. Het gaat hierbij om: achternaam, voornaam, adres, aantal aandelen en rekeningnummer. Wij zullen jouw persoonsgegevens bewaren zolang je geregistreerd staan in het aandeelhoudersregister op naam.

Als bestuurder worden jouw persoonsgegevens verzameld om de nodige wettelijke formaliteiten te kunnen vervullen (publicatie Belgisch Staatsblad, PDMR lijst FSMA, anti-witwas wetgeving…). Wij zullen jouw persoonsgegevens bewaren zolang je een mandaat als bestuurder behoudt.

9. Klokkenluiders

Als klokkenluider kan je ons persoonsgegevens bezorgen bij het maken van een klokkenluidersmelding via het voorziene platform op www.vandevelde.eu, via de whistleblowing@vandevelde.eu mailbox, telefonisch of in persoon. De melder kan deze melding anoniem maken. Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt om jou feedback te kunnen bezorgen over een gedane melding.

Van de Velde zal e-mails in de whistleblowing@vandevelde.eu mailbox en persoonsgegevens in het meldingsregister bewaren zolang de melding niet finaal werd afgewezen. Van de Velde zal andere gegevens, behalve persoonsgegevens, gedurende 5 jaar vanaf de initiële melding bewaren in het meldingsregister.

10. Leveranciers

Als leverancier kan je ons persoonsgegevens bezorgen bij het aanmaken als leverancier en doorheen jouw relatie met Van de Velde. Deze persoonsgegevens worden verwerkt om contact op te nemen en voor facturatie doeleinden. Van de Velde zal alle persoonsgegevens van leveranciers bewaren gedurende 5 jaar na betaling van de laatste factuur die ten aanzien van ons werd opgesteld.

C. Tot slot

1. Hoe blijf je op de hoogte van wijzigingen in dit Beleid?

Van de Velde behoudt zich het recht voor om dit Beleid te allen tijde en naar eigen goeddunken volledig of deels te wijzigen, aan te passen, aan te vullen of te schrappen. Dat kan nodig zijn gezien de marktevoluties of nieuwe verwerkingsactiviteiten die we uitvoeren. Daarom vragen wij je om regelmatig na te kijken of dit Beleid gewijzigd is. Als je een Website gebruikt nadat er een wijziging werd aangebracht in dit Beleid, wordt er verondersteld dat je die wijziging aanvaardt, ongeacht of je dit Beleid hebt gelezen.

Als je dit Beleid niet aanvaardt, moet je onmiddellijk de Website verlaten waarop je dit Beleid raadpleegt. Je mag geen profiel creëren of direct marketing ontvangen als je dit Beleid niet aanvaardt.

2. Contactgegevens

Indien je een vraag of opmerking hebt over het verwerken van jouw persoonsgegevens kan je contact opnemen met privacy@vandevelde.eu of Van de Velde N.V. (0448.746.744), Lageweg 4, 9260 Schellebelle, België.

3. Hoe meld je een inbreuk op dit Beleid?

Indien je een vermoeden hebt van een (toekomstige) inbreuk op jouw privacy, vragen wij om hiervan melding te maken. Dit kan je doen volgens de procedure uiteengezet in het schema “Interne melding” in het Klokkenluidersbeleid van Van de Velde. Het Klokkenluidersbeleid kan je raadplegen via deze link. Onder dit Klokkenluidersbeleid wordt de melding vertrouwelijk behandeld en geniet de melder bescherming tegen mogelijke represailles. Bovendien kan je een anonieme melding maken via deze link. Voor vragen kan je terecht bij whistleblowing@vandevelde.eu.

Daarnaast heb je het recht om klacht in te dienen bij een lokale toezichthoudende autoriteit of bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (onze leidende toezichthoudende autoriteit) in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens door Van de Velde. Hieronder vind je de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be